しーまブログ 2020年12月23日
メールの適切な出し方・書き方
ここ数週間。
「ダイアロジック・リーディング」ワークショップの案内を出す中で、前からずっと気になってきたことでさらに浮彫になったことがあります。
島にはメール文化がもうない？？？
まあ、LINEがここまで普及するまでは、もちろん絵文字たっぷりのメール文化もあったでしょうし、
学校からの一斉メールはいまだに主流ツールとして使われているケースもあるでしょうが、
親同士の連絡、もっといえばPTAや子ども教室からの連絡までLINEに取って代わられた…という感じです。
ちょっと東京ではない現象かも。
あちらはまだ「メール＝オフィシャル」「LINE＝プライベート」のライン引きがしてあるので、
学校の公式連絡はもちろん、PTAの親同士の連絡もメールで来ます。
そこから各分科会になるとLINEで話を済ませようという動きもありますが、
あまりにやりとりが多くなると、「LINEのやり取りが多すぎて非合理的ではないか。決まったことだけ流せばいいのではないか。」という議論が上がったりすることもしばしば。
私は断然公式なものに関してはメール派です。
夜中ピコピコ鳴らしてしまう申し訳なさ、文章の分かり辛さ（この前も言ったように崩壊レベルに陥る場合もあり）、そしてやり取りの多さを考えると、LINEを使用するにしても「一斉報告」にとどめるべきだと思うからです。
そんな中、SLAの宣伝や連絡をメールとLINEの両方を使ってやっていますが、ここ数週間で気が付いたこと。
メールだと、相手の名前を名指しして送っていても一斉連絡と勘違い？見落とし？しているのか、返信が来ない！！！ということです。
これは初めての経験だったので正直びっくりしました！自分の名前が入って〇〇さんへといって連絡が来ているものを無視できるのか？という疑問…
しかもそのうち2人はそれなりのお仕事を現役でしている方たちなので、逆に仕事の時はどうしているのだろう…と思ってしまいました。
一方LINEだと、絶対に返ってきます。これはもちろん「既読」機能のせいもあるかもしれませんが、やはり名指し（というか個人のLINEアカウントに）で来ている内容には、きちんとなんらかのアクションをとらなければならないという意識が働いているからかもしれません。
私が教員から一般企業の仕事に転職した時。
一番戸惑ったことがメールの使い方でした。
教員だったころには全体へのお便りで済んでいたコミュニケーションが、一般ビジネスに変わると繰り返し行われる交渉ツールになったり、記録として残る公式文書となったり、上司をCCに入れることで承認してもらう報告になったり…ビジネス上の役割と機能がたくさんあるからです。
以下にメールの「適切と思われる」書き方を紹介します。ビジネスで使用しない人にも、何かしらに役立つ情報かもしれません。
●送信にして
まずは重要なこととして「タイトル」。相手が気づきやすいものにする。
これを「こんにちは」や「お世話になります」や「〇〇のXXです」にする人が多々！！！本当に多いです。
でもそれだと相手は「一体このメールは何の話？となってしまい、その後メールの内容を読み返したい場合に探しにくい、わかりにくい。
タイトルのつけ方はセンスです。会社や業界によっても違うことがありますが、一般的に、
【ご案内】XXXXX展示会（XX会社△△←名前）
【ご報告】XXXXXプロジェクト〇月〇日時点進捗状況（XXXXX建設△△）
などと、鍵カッコやカッコを効果的に使うと、このメールは何のことなのかが一回でわかるので探しやすい。
●返信について
ビジネス上は午前に来たものについてはその日の午後のうちに、午後に来たものは翌日の午前中に返すのが一般的。
それ以上遅れる場合は、メール冒頭に遅れた理由（休暇中だった、出張中だったなど）を入れて遅延のわびをいれておくといい。
タイトルは変えない。「Re:」が自動的につくので、同じトピックのコミュニケーションが続く場合はメールのやり取りの順番が変わらないようにあえて変えない方が良い。（たまに自分で「返信」とか入れてしまう人がいるけど、やらないでOK）
●宛先
メインにあたる人、CCに入れたい人、メインの相手に見せたくはないけど、社内などで送ったことだけはこっそり見せておきたい人はBCCなどにする…など、適切に選択すると良い。
特にメール冒頭で△△様と書いたあとに（CC：△△様、△△様）と相手会社のCCメンバーも入れておくと、メインでコミュニケーションをとりたいわけではないが、相手側でメインの方が動けない場合などに代理で返信をくれたり進捗を教えてくれたりするので、これも使える。
また、一斉メールの場合、個人情報保護の観点から全員をBCCに入れ、メインに自分自身のアドレス、CCに自分側のメンバーを入れておくと、一斉メールで出した相手が返信してくれた時に必要な相手に返信内容が届くので便利。
●内容
今日、明日、今週末などの曖昧な言葉は使わない！なぜかというとメールは相手がいつ読むのかでその軸が変わるから「明日」と言っても読む時間帯によっては「今日」になったり、週末の日曜日を来週と捉えるのか今週と捉えるのかは難しい。
コンサルのような激務の人たちと仕事をしていると、「レポートは金曜日までにあげておいてください」と言われた場合、「金曜日の何時ですか。就業時間ですか、日付終わる時間ですか（笑）。」と確認し、「金曜の…ま、夜中でいいです」などと彼らのワーキングスタイルを理解した上でこちらも最大限の報告書を上げたりしていました。
日付は「明日〇〇日（金）夕方までに」など、時間指定まではしないにしても、誤解のない書き方をすると良いです。
また、1トピック（内容）につき、1メールです。案件の内容が変わって「ところで」と他の案件の内容を足したりしてしまうと、関係者も報告すべき人も変わってきます。もしも同じ相手に対してでも2つの仕事内容の相談をしたいのであれば、他のメールを改めて出して、タイトルや関係者を変えて出さなければなりません。←これは若い子がよく上司に怒られていたりしました。なかなか知らない人も多いと思います。
他にも、最近は「5W1H」はいらない、「2W1H」（つまりWhat, Why, How）だけでいい！と言われていますし、冒頭の長々としたあいさつ文などは必要なく、箇条書きで必要なことだけ並べて欲しいという人もたくさんいます。
LINEは確かに便利です。
でも名だたる大企業では仕事上の話をLINEですることはセキュリティ上禁止されていますし、中国へ渡航したことがある方は知っていると思いますが、あちらではLINEは使えません。
どんな情報をどれだけ抜かれているのか…私たちの現在の情報社会ではすべてがばれていますから、Googleで検索した単語、TSUTAYAカードなどでは、買った買い物と購買層、物品からの嗜好、すべてビッグデータとなってバレています。
どんなにLINEが便利になっても、それが公式文書になることはない…あったとしてもまだまだ先でしょうから、きちんとセキュリティのかかったメールがコミュニケーションのツールであり続けることはしばらくは変わらないでしょうから（それでも昔は公式文書扱いではなかったぐらい！）、人を不愉快にさせない、適切にコミュニケーションをとるためのメールの書き方は一般的な常識的には頭に入れておくと便利です。
それにしても…
名指しのメールに返信しなかったうちの一人の方。その後あってもなんてことなく「こんにちは～」と普通の様子だったので、悪気も何もないのだろうなぁ…と思いました。
ただもしLINEだったらこれからも続いていたであろうコミュニケーションが、メールだと返信しないために断絶されてしまう…そういうことを普段から無意識にしているとしたら、もったいないな～と思ってしまいます。
コミュニケーションはキャッチボールです。相手が投げてくれたボールに、相手が取りやすいように投げ返して成立するものですよね。
SLA発起人
「ダイアロジック・リーディング」ワークショップの案内を出す中で、前からずっと気になってきたことでさらに浮彫になったことがあります。
島にはメール文化がもうない？？？
まあ、LINEがここまで普及するまでは、もちろん絵文字たっぷりのメール文化もあったでしょうし、
学校からの一斉メールはいまだに主流ツールとして使われているケースもあるでしょうが、
親同士の連絡、もっといえばPTAや子ども教室からの連絡までLINEに取って代わられた…という感じです。
ちょっと東京ではない現象かも。
あちらはまだ「メール＝オフィシャル」「LINE＝プライベート」のライン引きがしてあるので、
学校の公式連絡はもちろん、PTAの親同士の連絡もメールで来ます。
そこから各分科会になるとLINEで話を済ませようという動きもありますが、
あまりにやりとりが多くなると、「LINEのやり取りが多すぎて非合理的ではないか。決まったことだけ流せばいいのではないか。」という議論が上がったりすることもしばしば。
私は断然公式なものに関してはメール派です。
夜中ピコピコ鳴らしてしまう申し訳なさ、文章の分かり辛さ（この前も言ったように崩壊レベルに陥る場合もあり）、そしてやり取りの多さを考えると、LINEを使用するにしても「一斉報告」にとどめるべきだと思うからです。
そんな中、SLAの宣伝や連絡をメールとLINEの両方を使ってやっていますが、ここ数週間で気が付いたこと。
メールだと、相手の名前を名指しして送っていても一斉連絡と勘違い？見落とし？しているのか、返信が来ない！！！ということです。
これは初めての経験だったので正直びっくりしました！自分の名前が入って〇〇さんへといって連絡が来ているものを無視できるのか？という疑問…
しかもそのうち2人はそれなりのお仕事を現役でしている方たちなので、逆に仕事の時はどうしているのだろう…と思ってしまいました。
一方LINEだと、絶対に返ってきます。これはもちろん「既読」機能のせいもあるかもしれませんが、やはり名指し（というか個人のLINEアカウントに）で来ている内容には、きちんとなんらかのアクションをとらなければならないという意識が働いているからかもしれません。
私が教員から一般企業の仕事に転職した時。
一番戸惑ったことがメールの使い方でした。
教員だったころには全体へのお便りで済んでいたコミュニケーションが、一般ビジネスに変わると繰り返し行われる交渉ツールになったり、記録として残る公式文書となったり、上司をCCに入れることで承認してもらう報告になったり…ビジネス上の役割と機能がたくさんあるからです。
以下にメールの「適切と思われる」書き方を紹介します。ビジネスで使用しない人にも、何かしらに役立つ情報かもしれません。
●送信にして
まずは重要なこととして「タイトル」。相手が気づきやすいものにする。
これを「こんにちは」や「お世話になります」や「〇〇のXXです」にする人が多々！！！本当に多いです。
でもそれだと相手は「一体このメールは何の話？となってしまい、その後メールの内容を読み返したい場合に探しにくい、わかりにくい。
タイトルのつけ方はセンスです。会社や業界によっても違うことがありますが、一般的に、
【ご案内】XXXXX展示会（XX会社△△←名前）
【ご報告】XXXXXプロジェクト〇月〇日時点進捗状況（XXXXX建設△△）
などと、鍵カッコやカッコを効果的に使うと、このメールは何のことなのかが一回でわかるので探しやすい。
●返信について
ビジネス上は午前に来たものについてはその日の午後のうちに、午後に来たものは翌日の午前中に返すのが一般的。
それ以上遅れる場合は、メール冒頭に遅れた理由（休暇中だった、出張中だったなど）を入れて遅延のわびをいれておくといい。
タイトルは変えない。「Re:」が自動的につくので、同じトピックのコミュニケーションが続く場合はメールのやり取りの順番が変わらないようにあえて変えない方が良い。（たまに自分で「返信」とか入れてしまう人がいるけど、やらないでOK）
●宛先
メインにあたる人、CCに入れたい人、メインの相手に見せたくはないけど、社内などで送ったことだけはこっそり見せておきたい人はBCCなどにする…など、適切に選択すると良い。
特にメール冒頭で△△様と書いたあとに（CC：△△様、△△様）と相手会社のCCメンバーも入れておくと、メインでコミュニケーションをとりたいわけではないが、相手側でメインの方が動けない場合などに代理で返信をくれたり進捗を教えてくれたりするので、これも使える。
また、一斉メールの場合、個人情報保護の観点から全員をBCCに入れ、メインに自分自身のアドレス、CCに自分側のメンバーを入れておくと、一斉メールで出した相手が返信してくれた時に必要な相手に返信内容が届くので便利。
●内容
今日、明日、今週末などの曖昧な言葉は使わない！なぜかというとメールは相手がいつ読むのかでその軸が変わるから「明日」と言っても読む時間帯によっては「今日」になったり、週末の日曜日を来週と捉えるのか今週と捉えるのかは難しい。
コンサルのような激務の人たちと仕事をしていると、「レポートは金曜日までにあげておいてください」と言われた場合、「金曜日の何時ですか。就業時間ですか、日付終わる時間ですか（笑）。」と確認し、「金曜の…ま、夜中でいいです」などと彼らのワーキングスタイルを理解した上でこちらも最大限の報告書を上げたりしていました。
日付は「明日〇〇日（金）夕方までに」など、時間指定まではしないにしても、誤解のない書き方をすると良いです。
また、1トピック（内容）につき、1メールです。案件の内容が変わって「ところで」と他の案件の内容を足したりしてしまうと、関係者も報告すべき人も変わってきます。もしも同じ相手に対してでも2つの仕事内容の相談をしたいのであれば、他のメールを改めて出して、タイトルや関係者を変えて出さなければなりません。←これは若い子がよく上司に怒られていたりしました。なかなか知らない人も多いと思います。
他にも、最近は「5W1H」はいらない、「2W1H」（つまりWhat, Why, How）だけでいい！と言われていますし、冒頭の長々としたあいさつ文などは必要なく、箇条書きで必要なことだけ並べて欲しいという人もたくさんいます。
LINEは確かに便利です。
でも名だたる大企業では仕事上の話をLINEですることはセキュリティ上禁止されていますし、中国へ渡航したことがある方は知っていると思いますが、あちらではLINEは使えません。
どんな情報をどれだけ抜かれているのか…私たちの現在の情報社会ではすべてがばれていますから、Googleで検索した単語、TSUTAYAカードなどでは、買った買い物と購買層、物品からの嗜好、すべてビッグデータとなってバレています。
どんなにLINEが便利になっても、それが公式文書になることはない…あったとしてもまだまだ先でしょうから、きちんとセキュリティのかかったメールがコミュニケーションのツールであり続けることはしばらくは変わらないでしょうから（それでも昔は公式文書扱いではなかったぐらい！）、人を不愉快にさせない、適切にコミュニケーションをとるためのメールの書き方は一般的な常識的には頭に入れておくと便利です。
それにしても…
名指しのメールに返信しなかったうちの一人の方。その後あってもなんてことなく「こんにちは～」と普通の様子だったので、悪気も何もないのだろうなぁ…と思いました。
ただもしLINEだったらこれからも続いていたであろうコミュニケーションが、メールだと返信しないために断絶されてしまう…そういうことを普段から無意識にしているとしたら、もったいないな～と思ってしまいます。
コミュニケーションはキャッチボールです。相手が投げてくれたボールに、相手が取りやすいように投げ返して成立するものですよね。
SLA発起人
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